Patientenakte beim Zahnarzt einsehen: Recht auf Kopien und Aufbewahrung

Haben Sie ein Recht auf Einsicht in die Patientenakte?

Ja. Nach § 630g Absatz 1 BGB muss die Praxis Ihnen auf Verlangen unverzüglich Einsicht in die vollständige, Sie betreffende Behandlungsakte gewähren. Unverzüglich heißt ohne schuldhaftes Zögern, nicht sofort am Tresen. Eine Begründung schulden Sie nicht. Das Recht gilt für gesetzlich Versicherte, Privatversicherte und Selbstzahler gleichermaßen.

Zur Akte gehören alle fachlich wesentlichen Maßnahmen und Ergebnisse: Anamnese, Befunde, Diagnosen, Therapien, Einwilligungen und Aufklärungen, Röntgenbilder, Heil- und Kostenpläne und Arztbriefe (§ 630f BGB). Auch handschriftliche Karteikarten und elektronische Einträge zählen dazu.

Kopien, Kosten und Röntgenbilder

Sie können Abschriften der Akte verlangen, auch in elektronischer Form. Nach § 630g Absatz 2 BGB sind dem Behandelnden die entstandenen Kosten zu erstatten. Das Datenschutzrecht geht darüber hinaus: Nach Art. 15 der Datenschutz-Grundverordnung ist die erste Kopie unentgeltlich, wie der Europäische Gerichtshof im Jahr 2023 klargestellt hat. Weitere Kopien dürfen angemessen berechnet werden. Fragen Sie vorab, welche Kosten für Papier oder Datenträger anfallen.

Röntgenbilder gehören zur Akte. Nach § 85 Strahlenschutzgesetz hat die untersuchte Person Anspruch auf eine Abschrift der Aufzeichnungen. In der Praxis übergeben viele Praxen Bilddateien digital, andere stellen Ausdrucke oder Kopien bereit. Weiterbehandelnde Zahnärzte erhalten die Aufnahmen auf Anfrage zur vorübergehenden Überlassung. Das Original bleibt in der Regel in der Praxis.

Praktisch hilft es, im Antrag anzugeben, in welcher Form Sie die Kopien wünschen. Viele Praxen übermitteln Dokumente verschlüsselt oder auf Datenträger. Senden Sie sensible Gesundheitsdaten nicht unverschlüsselt per E-Mail, wenn es vermeidbar ist, und fragen Sie nach einem sicheren Übertragungsweg.

Aufbewahrungsfristen

Nach Fristablauf darf die Praxis die Unterlagen datenschutzkonform vernichten. Bei Praxisaufgabe müssen die Akten ordnungsgemäß weiter aufbewahrt werden, etwa durch den Nachfolger oder eine beauftragte Stelle. Wegen möglicher Verjährungsfristen im Haftungsrecht empfehlen Verbände oft längere Aufbewahrung.

Auch der Zahnersatz hat eine Dokumentationsspur: Der Heil- und Kostenplan und die Genehmigung der Krankenkasse sollten in der Akte liegen. Behalten Sie eigene Kopien von Plänen, Rechnungen und Garantieinformationen, besonders bei Zahnersatz und Implantaten. So sind Sie nicht auf die Praxis angewiesen, wenn Sie später wechseln oder Gewährleistung beanspruchen möchten.

Was steht in der Akte, und was sollten Sie prüfen?

Eine zahnärztliche Akte enthält typischerweise Stammdaten, Anamnesebogen, Befunde je Zahn, Behandlungseinträge mit Datum, verwendete Materialien, Röntgenanordnungen und Bilder, Einwilligungserklärungen, Heil- und Kostenpläne, Rechnungen und Korrespondenz mit anderen Praxen. Beim Durchsehen lohnt sich ein strukturierter Blick:

• Sind alle Behandlungstermine mit Datum und Leistung eingetragen?
• Stimmen Zahnnummern und Befunde mit dem überein, was Sie erinnern?
• Gibt es unterschriebene Einwilligungen und Aufklärungsbögen für größere Eingriffe?
• Sind Röntgenaufnahmen mit Datum und Indikation verzeichnet?
• Sind Änderungen als solche erkennbar? Nachträgliche Korrekturen müssen den ursprünglichen Inhalt erkennen lassen (§ 630f BGB).

Lücken in der Dokumentation sind kein Beweis für einen Fehler. Sie können aber Beweisfolgen haben: Wurde eine wesentliche Maßnahme nicht dokumentiert, wird nach § 630h BGB vermutet, dass sie nicht getroffen wurde. Bei Fragen zur Bedeutung einzelner Einträge hilft die Praxis, bei rechtlichen Fragen eine Beratungsstelle.

Wann die Praxis Einsicht einschränken darf, und Einsicht für Erben

Nur ausnahmsweise. Nach § 630g Absatz 1 Satz 1 BGB entfällt das Einsichtsrecht, soweit erhebliche therapeutische Gründe oder erhebliche Rechte Dritter entgegenstehen. Dann muss die Praxis die Ablehnung begründen (Absatz 2). Diese Ausnahme betrifft vor allem psychisch belastende Befunde oder Informationen über Dritte. In der Zahnarztpraxis ist sie selten.

Offene Rechnungen nennt das Gesetz nicht als Grund, die Einsicht zu verweigern. Eine Weigerung aus rein formalen Gründen ist daher kaum begründbar. Verlangen Sie in diesem Fall schriftlich Einsicht unter Fristsetzung und wenden Sie sich bei Bedarf an die Zahnärztekammer, die Verbraucherzentrale oder die Datenschutzaufsicht Ihres Bundeslandes.

Nach dem Tod der Patientin oder des Patienten können Erben die Rechte zur Wahrung vermögensrechtlicher Interessen ausüben, nahe Angehörige zur Wahrung immaterieller Interessen (§ 630g Absatz 3 BGB). Das Recht ist ausgeschlossen, wenn es dem ausdrücklichen oder mutmaßlichen Willen des Verstorbenen widerspricht. Das kann eine Rolle spielen, wenn zum Beispiel Zahnersatz oder Behandlungsfehler geprüft werden sollen. Die Praxis kann einen Nachweis der Berechtigung verlangen.

Bei Fragen zu Fristen und Ansprüchen nach einem Todesfall hilft eine Rechtsberatung. Die Praxis darf Einsicht und Auskunft nur an Berechtigte geben, weil die Schweigepflicht über den Tod hinaus gilt.

So fordern Sie Ihre Akte an

1. Fordern Sie Einsicht oder Kopien schriftlich oder per E-Mail an und nennen Sie Name, Geburtsdatum und Behandlungszeitraum.
2. Setzen Sie eine angemessene Frist, etwa zwei bis vier Wochen. Datenschutzrechtliche Auskünfte sind grundsätzlich binnen eines Monats zu erteilen.
3. Legen Sie fest, ob Sie Einsicht vor Ort oder Kopien wünschen, in Papier oder elektronisch.
4. Verlangen Sie Röntgenbilder gesondert, wenn Sie diese für eine Zweitmeinung oder einen Wechsel benötigen.
5. Prüfen Sie die Unterlagen auf Vollständigkeit: Befunde, Einwilligungen, Pläne, Bilder.
6. Bewahren Sie den Schriftverkehr auf.

Die Praxis darf Ihre Identität prüfen, etwa durch Ausweis oder Vollmacht. Für Kinder fordern die Sorgeberechtigten an, Angehörige benötigen eine Vollmacht.

Für Praxisteams: Akte, Datenschutz und Dokumentation

Patientenakten sind das Rückgrat jeder Praxis. Zahnmedizinische Fachangestellte dokumentieren Leistungen, scannen Unterlagen und bearbeiten Anfragen. Wichtig sind eine nachvollziehbare Dokumentation, Änderungen mit Zeitstempel (§ 630f BGB), geregelte Zugriffsrechte und ein Verfahren für Auskunftsanfragen. Wer in einer Praxis arbeitet oder dort einsteigt, lernt den Umgang mit Schweigepflicht, Datenschutz und Aufbewahrung früh kennen. Aus- und Fortbildungen bieten Zahnärztekammern an.